Émis depuis l'invention de l'écriture, les factures et reçus sont destinés à offrir à l'émetteur comme au destinataire une certaine sécurité juridique en matière de prestations et de paiements. Outre la facture papier, il existe désormais une facture électronique qui devient obligatoire dans toute l'Union Européenne auprès des autorités publiques.
Qu'est-ce qu'une facture électronique et quels sont ses avantages?
La facture électronique, ou facture dématérialisée, est un document qui remplace de plus en plus la facture classique sur papier et présente de nombreux avantages.
Économies de papier, d'affranchissement et gain de temps sont les principaux atouts d'une facture électronique pouvant être envoyée par courriel. Il n'est plus besoin de conserver d'archives sur papier, et la recherche d'une facture dans votre système électronique ne prend que quelques clics. Les États membres de l'UE se sont mis d'accord sur l'égalité de traitement entre les factures électroniques et classiques sur papier, ce qui signifie que tous les aspects juridiques s'appliquent de la même manière aux deux formats.
La facture électronique devient obligatoire à partir du 27.11.2020
La directive 2014/55/UE vise à harmoniser les factures électroniques adressées aux pouvoirs adjudicateurs et oblige toutes les administrations des États membres à recevoir des factures électroniques afin de pouvoir les traiter. La facturation électronique devra répondre à un format structuré qui comprendra, entre autres, les éléments essentiels suivants :
- Renseignements concernant l'acheteur/le vendeur et le représentant fiscal de ce dernier
- Période de facturation
- Identifiant de la facture
- Bénéficiaire du paiement et instructions relatives au paiement
- Détails concernant la fourniture ou la prestation
- Renseignements concernant les déductions ou frais supplémentaires
- Répartition par taux de TVA
Les États membres de l'UE sont invités à élaborer des normes pour leurs factures électroniques. En effet, si le format PDF était généralement accepté jusqu'à présent, il ne permet pas de traiter les données automatiquement.
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