Légalisation et apostille d’un document étranger : tout ce qu’il faut savoir

Vous souhaitez faire légaliser ou apostiller un document établi à l’étranger et vous vous interrogez sur la marche à suivre ? Alphatrad vous dit tout ce qu’il faut savoir sur la légalisation d’un document étranger et revient sur les grandes étapes à suivre dans le cadre de cette démarche.

Qu’est-ce que la légalisation d’un document étranger et à quoi ça sert ?

La légalisation d’un document étranger destiné à une instance administrative luxembourgeoise est une démarche d’authentification visant à certifier la véracité de la signature ; de la fonction et de l’autorité du signataire ; et de l’identité du sceau ou du timbre. La légalisation permet ainsi d’attester de la valeur juridique d’un acte étranger dans le pays d’origine du signataire.

Cette démarche d’authentification peut être exigée par l’administration luxembourgeoise dans plusieurs cas de figure. Elle peut notamment être nécessaire dans le cadre d’une démarche internationale, telle que  :

• Un retour d’expatriation ;
• La création d’une filiale à l’étranger ;
• Un appel d’offres à l’étranger ;
• Une demande d’équivalence académique au Luxembourg après des études dans une université étrangère ;
• Une demande de naturalisation ;
• Un mariage entre conjoints étrangers ;
• Une démarche d’adoption ;
• …

La démarche de légalisation peut, à l’inverse, être réalisée pour un document établi en Luxembourg et destiné à un pays étranger. Les obligations et démarches de légalisation ne seront pas les mêmes selon l’acte à authentifier et selon les pays concernés.

Quels documents peuvent faire l’objet d’une légalisation ?

La plupart des actes publics et privés étrangers peuvent faire l’objet d’une légalisation au Luxembourg. Il peut notamment s’agir :

• d’un acte d’état civil (acte de décès, acte de naissance, acte de mariage…) ;
• d’un acte notarié ;
• d’un acte émis par une juridiction judiciaire ou administrative (jugement de divorce, etc.) ;
• d’actes sous seing privé (attestation sur l’honneur, lettre de recommandation, certificat d’hébergement, facture, reconnaissance de dette…) ;
• …

Légalisation ou apostille : que choisir ?

L’apostille est une démarche d’authentification simplifiée et plus rapide que la légalisation. Elle est régie par la Convention de la Haye et effectuée par le service de légalisation du ministère des Affaires étrangères et européennes.

L’authentification par apostille est attestée via l’apposition d’un timbre (nommé « apostille »). Elle consiste, comme la légalisation, à certifier l’authenticité du sceau, de la signature et de l’identité du signataire.

Le choix de la procédure d’authentification dépend, là encore, des pays concernés.

Comment faire légaliser ou apostiller un document étranger ? Toutes les étapes

Faire traduire le document étranger à légaliser ou apostiller

Avant de démarrer une quelconque démarche d’authentification, le document rédigé en langue étrangère doit tout d’abord être traduit en français (la langue d’usage pour ce type de démarches) par un expert-traducteur assermenté, seul professionnel habilité à réaliser une telle traduction officielle. Cette traduction certifiée, copie conforme de l’original, atteste de la valeur juridique du document traduit.

Chez Alphatrad, nous sommes en mesure d’effectuer tous types de traductions certifiées, quel que soit le couple de langues (anglais-français, allemand-luxembourgeois, espagnol-français, arabe-français…). Le document est confié à un expert-traducteur assermenté, qualifié et expérimenté. Ce dernier se charge également d’effectuer les démarches de légalisation et d’apostille de votre document étranger au Luxembourg : c’est le gage d’une traduction officielle clé en main, exploitable immédiatement.

Contactez-nous pour en savoir plus.

Faire une demande de légalisation ou d’apostille

Une fois la traduction délivrée, le commanditaire devra remettre le document d’origine accompagné de sa traduction à l’ambassade ou au consulat luxembourgeois du pays émetteur.

Dans certains cas, la demande d’authentification peut être refusée. C’est notamment le cas :

• si le document est exempt de signature ou de sceau original ;
• si la signature ou le sceau sont inconnus et ne peuvent pas être vérifiés ;
• s’il s’agit d’un certificat religieux (certificat de baptême par exemple) ;
• si le document est laminé ou collé ;
• si le document est délivré par une instance non reconnue ;
• …

Les coûts et délais de légalisation et d’apostille d’un document étranger

Les délais de légalisation dépendent de la durée de traitement nécessaire par les autorités du pays émetteur de l’acte. Cette démarche est toutefois plus longue qu’une procédure d’authentification par apostille.

Pour légaliser un document étranger, le commanditaire peut également s’adresser à une agence spécialisée dans ce type de services d’authentification.

Les coûts de la légalisation dépendent du pays émetteur et peuvent varier de 20€ à plus de 100€ selon l’État concerné et les démarches à effectuer.

Nos réponses à vos questions sur la légalisation et apostille de documents étrangers